Được hạn chế, không được tịch thu. Công ty có quyền quy định không dùng điện thoại cá nhân trong giờ làm hoặc ở một số khu vực, nếu vì lý do an toàn, chất lượng, phục vụ khách hay bảo mật, và quy định đó nằm trong nội quy đã phổ biến. Nhưng công ty không được giữ điện thoại của nhân viên làm của tin, không được phạt tiền khi vi phạm, không được đọc nội dung máy, và nên có cách để gia đình liên lạc khi có việc gấp.
Cấm điện thoại là một trong những quy định gây cãi nhau nhiều nhất ở xưởng, cửa hàng, nhà hàng, trung tâm chăm sóc khách hàng. Chủ doanh nghiệp thấy nhân viên lướt mạng trong ca, khách đứng chờ; người lao động thấy bị kiểm soát quá mức, lo con ốm ở nhà mà không ai gọi được. Bài này tách bạch phần nào là quyền quản lý chính đáng, phần nào đi quá giới hạn, và cách viết quy định để cả hai bên đều chấp nhận được.
Vì sao công ty được hạn chế điện thoại
Bộ luật Lao động 2019 trao cho người sử dụng lao động quyền tuyển dụng, bố trí, quản lý, điều hành, giám sát lao động, và quyền ban hành nội quy lao động. Nội quy được phép quy định về thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Hạn chế điện thoại cá nhân nằm gọn trong những nội dung đó.
Lý do thường gặp đều chính đáng: đứng máy, vận hành thiết bị, lái xe mà cầm điện thoại thì mất an toàn; phục vụ khách mà cúi xuống màn hình thì chất lượng giảm; ở khu vực sản xuất linh kiện, phòng thí nghiệm, phòng thiết kế, máy ảnh điện thoại có thể làm lộ bí mật; trong khu vực chế biến thực phẩm, điện thoại là vật mang vi khuẩn. Riêng với tài xế, dùng điện thoại khi đang điều khiển xe còn là vi phạm luật giao thông, công ty cấm là đúng.
Quyền quản lý không phải quyền tuyệt đối. Nó bị giới hạn bởi các quyền khác của người lao động: quyền được nghỉ ngơi, quyền về tài sản, quyền được bảo vệ đời tư và bí mật thư tín, và điều cấm dùng phạt tiền thay kỷ luật. Quy định về điện thoại nào chạm vào những giới hạn này là chỗ dễ sai.
Những quy định hay gặp và mức độ hợp lý
Bảng dưới xếp các kiểu quy định về điện thoại thường thấy, từ dễ chấp nhận đến khó đứng vững.
| Quy định | Đánh giá | Điều kiện đi kèm |
|---|---|---|
| Không dùng điện thoại cá nhân khi đang phục vụ khách, đứng máy, lái xe | Hợp lý | Ghi trong nội quy, phổ biến khi nhận việc |
| Để điện thoại ở tủ khóa trước khi vào khu vực sản xuất, phòng sạch | Hợp lý | Tủ có khóa, người lao động giữ chìa hoặc mã |
| Chỉ dùng điện thoại trong giờ nghỉ, ở khu vực nghỉ | Hợp lý | Có kênh liên lạc khẩn cho gia đình |
| Nộp điện thoại cho quản lý giữ cả ca | Cần thận trọng | Công ty chịu trách nhiệm bảo quản, trả ngay khi có việc gấp |
| Cấm dùng điện thoại kể cả trong giờ nghỉ giữa ca ở khu vực nghỉ | Khó đứng vững | Trừ khi có lý do an toàn, bảo mật đặc thù |
| Thu điện thoại khi vi phạm, giữ nhiều ngày, giữ đến khi nghỉ việc | Không được | Giữ tài sản của người khác không có căn cứ |
| Phạt tiền mỗi lần dùng điện thoại | Không được | Luật cấm phạt tiền thay kỷ luật |
| Kiểm tra nội dung điện thoại cá nhân | Không được | Xâm phạm bí mật đời tư, thư tín |
Điện thoại do công ty cấp để làm việc là chuyện khác: công ty có quyền quy định cách dùng, nhưng vẫn nên thông báo rõ phạm vi giám sát nếu có.
Giờ nghỉ giữa ca: điện thoại là việc của bạn
Bộ luật Lao động 2019 quy định người làm việc liên tục từ 6 giờ trở lên trong một ngày được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục; làm việc ban đêm thì ít nhất 45 phút. Ngoài ra, người sử dụng lao động có thể bố trí thêm các đợt nghỉ ngắn và ghi trong nội quy.
Trong giờ nghỉ, người lao động dùng thời gian theo ý mình: ăn uống, gọi điện cho gia đình, đọc tin tức. Cấm dùng điện thoại cả trong giờ nghỉ, tại khu vực nghỉ, mà không có lý do an toàn hay bảo mật cụ thể, là quy định khó đứng vững vì nó lấn sang thời gian không thuộc quyền điều hành của công ty.
Ngoại lệ hợp lý: nhà máy có khu vực nguy cơ cháy nổ, khu vực bảo mật cao mà khu nghỉ nằm bên trong. Khi đó, công ty nên bố trí một khu vực nghỉ khác nằm ngoài vùng cấm để người lao động có thể dùng điện thoại, thay vì cấm trắng.
Với người làm ca dài, nhiều người có con nhỏ hoặc người thân ốm, khả năng liên lạc trong giờ nghỉ không phải là chuyện giải trí. Một quy định tôn trọng điều này thường được tuân thủ tốt hơn hẳn một quy định cấm trắng.
Thu điện thoại: gửi tủ thì được, giữ làm tin thì không
Gửi tủ có khóa. Người lao động tự cất điện thoại vào tủ cá nhân trước ca, tự giữ chìa hoặc mã. Đây là cách ít va chạm nhất, công ty chỉ cần cung cấp tủ và quy định khu vực.
Nộp cho quản lý giữ trong ca. Nếu bắt buộc phải nộp, công ty phải bảo quản như tài sản gửi giữ: có sổ nhận, trả đúng giờ, trả ngay khi người lao động có việc gấp. Mất hoặc hỏng trong thời gian công ty giữ, công ty chịu trách nhiệm.
Thu khi vi phạm. Quản lý giật lấy điện thoại khi bắt gặp nhân viên dùng trong ca, rồi giữ đến cuối tuần hoặc đến khi “làm bản kiểm điểm”, là giữ tài sản của người khác không có căn cứ. Cách đúng là nhắc nhở, ghi nhận vi phạm, xử lý kỷ luật nếu lặp lại.
Mở máy xem. Dù đang giữ, quản lý không được mở khóa, xem ảnh, đọc tin nhắn. Nội dung điện thoại thuộc đời sống riêng tư, bí mật thư tín được pháp luật bảo vệ.
Vi phạm quy định điện thoại thì xử lý ra sao
Nếu quy định hợp pháp và đã phổ biến, người lao động vi phạm có thể bị nhắc nhở, rồi bị xử lý kỷ luật theo nội quy: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương. Việc xử lý phải theo trình tự: có biên bản, họp xử lý có người lao động tham dự, ra quyết định trong thời hiệu.
Không được phạt tiền, không được trừ lương, không được “trừ thưởng” nếu khoản thưởng thực chất là lương cố định. Không được bêu tên trước tập thể theo cách xúc phạm, không được chụp ảnh nhân viên đang dùng điện thoại rồi đăng nhóm chung để “làm gương”.
Trường hợp dùng điện thoại gây hậu quả nghiêm trọng — chụp ảnh khu vực bảo mật rồi gửi ra ngoài, dùng điện thoại khi vận hành máy gây tai nạn — là chuyện khác hẳn, có thể liên quan tới bảo vệ bí mật kinh doanh và an toàn lao động, xử lý theo những quy định tương ứng.
Ví dụ giả định: anh Phúc làm ở một xưởng cơ khí tại Thái Nguyên, nội quy cấm dùng điện thoại khi vận hành máy tiện. Anh bị tổ trưởng nhắc hai lần trong tháng. Lần thứ ba, xưởng lập biên bản và tổ chức họp xử lý, quyết định khiển trách. Cách xử lý này đúng hướng. Nếu tổ trưởng chọn cách giật máy, giữ đến hết tuần và trừ một khoản tiền vào lương, thì xưởng đã tự biến mình thành bên vi phạm, dù anh Phúc là người sai trước.
Chủ doanh nghiệp: viết quy định dùng điện thoại cho đúng
Một quy định tốt nêu rõ ở đâu, khi nào, vì sao, và người lao động liên lạc khẩn bằng cách nào:
- Xác định lý do cụ thể: an toàn, vệ sinh, bảo mật, chất lượng phục vụ. Không có lý do thì đừng cấm.
- Khoanh vùng: khu vực nào cấm hẳn, khu vực nào được dùng khi không phục vụ khách, khu nghỉ được dùng tự do.
- Bố trí tủ khóa cá nhân hoặc chỗ gửi đồ an toàn; nếu bắt nộp cho quản lý thì có sổ nhận và cam kết bảo quản.
- Công bố một số máy bàn hoặc số của tổ trưởng để gia đình gọi khi khẩn cấp; quy định cách báo cho người lao động ngay.
- Đưa quy định vào nội quy lao động (cơ sở từ 10 người trở lên phải đăng ký nội quy), phổ biến khi nhận việc, dán ở khu vực liên quan.
- Quy định cách xử lý vi phạm theo các hình thức kỷ luật luật cho phép, bỏ hẳn phạt tiền.
- Áp dụng đều cho cả quản lý; quy định chỉ áp cho cấp dưới rất khó được tôn trọng.
Với nhân viên kinh doanh, giao hàng, công việc cần điện thoại, nên cấp điện thoại công việc riêng để tách bạch.
Người lao động: khi quy định có vẻ quá tay
Nếu bạn thấy quy định về điện thoại ở chỗ làm vượt quá giới hạn hợp lý, có thể đi từng bước:
- Đọc lại nội quy và hợp đồng để biết quy định có thật sự được ban hành, phổ biến chính thức không, hay chỉ là lời nói của một quản lý.
- Tuân thủ phần hợp lý (không dùng khi đứng máy, phục vụ khách) để không bị kỷ luật đúng luật.
- Đề nghị bằng văn bản với phần quá tay: xin được dùng điện thoại trong giờ nghỉ, xin một số liên lạc khẩn cho gia đình, đề nghị trả lại điện thoại bị giữ.
- Nhờ công đoàn cơ sở hoặc đại diện người lao động đưa vào đối thoại định kỳ ở nơi làm việc.
- Nếu bị phạt tiền, bị giữ máy nhiều ngày, bị xem nội dung máy: lưu bằng chứng và phản ánh tới cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh hoặc thanh tra lao động.
Một quy định hợp lý mà ai cũng hiểu lý do thường bền hơn mọi hình thức xử lý. Nếu bạn là tổ trưởng, việc giải thích “vì sao” cho tổ thường hiệu quả hơn việc nhắc lại “cấm”.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được cấm hoàn toàn mang điện thoại vào xưởng không?
Được, nếu có lý do an toàn, vệ sinh hoặc bảo mật và quy định nằm trong nội quy đã phổ biến. Công ty nên bố trí tủ khóa an toàn bên ngoài và một số liên lạc khẩn để gia đình gọi khi cần.
Quản lý thu điện thoại và giữ đến cuối tuần có đúng không?
Không. Giữ điện thoại của người lao động như một hình thức xử phạt là giữ tài sản không có căn cứ. Vi phạm quy định điện thoại chỉ được xử lý bằng nhắc nhở và các hình thức kỷ luật luật cho phép, theo đúng trình tự.
Dùng điện thoại trong giờ làm có bị trừ lương không?
Không được phạt tiền hay cắt lương thay cho kỷ luật. Công ty có thể nhắc nhở, rồi xử lý kỷ luật khiển trách nếu nội quy quy định và bạn vi phạm nhiều lần. Trừ lương chỉ áp cho thời gian thực tế không làm việc.
Giờ nghỉ trưa có bị cấm dùng điện thoại không?
Giờ nghỉ là thời gian của người lao động. Cấm dùng điện thoại cả trong giờ nghỉ ở khu vực nghỉ khó đứng vững, trừ khi có lý do an toàn hay bảo mật đặc thù. Khi đó công ty nên có khu nghỉ khác cho phép dùng.
Công ty có được xem tin nhắn trong điện thoại cá nhân của nhân viên không?
Không. Tin nhắn, ảnh, dữ liệu trong điện thoại cá nhân thuộc đời sống riêng tư và bí mật thư tín được pháp luật bảo vệ. Ngay cả khi đang giữ điện thoại hộ, công ty cũng không được mở máy.
Điện thoại công ty cấp thì công ty có được kiểm tra không?
Điện thoại công việc là tài sản của công ty, công ty có quyền quy định cách dùng và kiểm tra theo chính sách đã thông báo. Nhưng nếu nhân viên dùng cho việc riêng, nên có quy định rõ để tránh xâm phạm thông tin cá nhân.