Quán được thu cọc khi nhận đặt bàn, và cọc có tác dụng hai chiều. Theo nguyên tắc đặt cọc của Bộ luật Dân sự 2015, nếu khách không đến mà không có thoả thuận khác, khoản cọc thuộc về quán; nếu quán huỷ bàn của khách, quán phải trả lại cọc và một khoản tương đương, trừ khi hai bên đã thoả thuận cách khác.
Thực tế ít khi rõ ràng như vậy: khách báo huỷ trước vài ngày, khách đến muộn bị quán nhường bàn cho người khác, mưa bão không đi được, hay quán gọi tiền "đặt cọc" nhưng thực chất là "trả trước". Bài này đi qua từng trường hợp, kèm cách ghi tin nhắn đặt bàn để cả hai bên không phải cãi nhau sau này.
Vì sao quán thu cọc, và cọc ràng buộc cả hai bên
Một bàn tiệc hai mươi người là cả một khoản đầu tư với quán: nguyên liệu đặt trước, nhân viên được xếp ca, phòng riêng được giữ lại và từ chối khách khác. Khi khách không đến, quán mất cả doanh thu bàn đó lẫn phần nguyên liệu không dùng được. Tiền cọc là cách quán san sẻ rủi ro này.
Về pháp lý, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Bộ luật Dân sự 2015 đặt nguyên tắc mặc định: hợp đồng được thực hiện thì tiền cọc được trừ vào tiền thanh toán hoặc trả lại; bên đặt cọc từ chối thực hiện thì mất cọc; bên nhận cọc từ chối thực hiện thì trả lại cọc và một khoản tiền tương đương giá trị cọc. Hai bên có thể thoả thuận khác với nguyên tắc mặc định này.
Điểm hay bị quên là cọc ràng buộc cả quán. Quán nhận cọc giữ bàn rồi tự huỷ vì có đoàn khách lớn hơn, hay nhường phòng riêng cho người khác, thì không chỉ trả lại cọc mà theo nguyên tắc mặc định còn phải trả thêm một khoản bằng tiền cọc.
Nguyên tắc chung về đặt cọc trong mọi loại giao dịch, như mua nhà, thuê đồ cưới, đã có nhiều bài riêng; ở đây chỉ đi vào chuyện đặt bàn ở quán ăn, nhà hàng.
Đặt cọc, trả trước và giữ chỗ bằng thẻ: khác nhau thế nào
Ba hình thức dưới đây trông giống nhau vì đều là đưa tiền trước, nhưng hậu quả khi huỷ rất khác. Quán và khách nên biết mình đang dùng hình thức nào.
| Hình thức | Khi khách huỷ | Khi quán huỷ |
|---|---|---|
| Đặt cọc (gọi rõ là cọc) | Mặc định mất cọc, trừ khi có thoả thuận hoàn cọc theo thời hạn | Mặc định trả lại cọc và một khoản tương đương |
| Trả trước một phần hoặc toàn bộ tiền tiệc | Được hoàn lại, trừ phần thiệt hại thực tế quán chứng minh được hoặc khoản đã thoả thuận | Hoàn lại toàn bộ, có thể phải bồi thường thiệt hại nếu có |
| Giữ chỗ bằng thông tin thẻ, phí huỷ theo chính sách | Bị trừ phí theo chính sách đã đồng ý | Không bị trừ gì, có thể yêu cầu bồi thường nếu có thiệt hại |
| Đặt bàn không đưa tiền | Không mất gì về tiền, quán chỉ có thể nhường bàn | Khách chỉ có thể phàn nàn, khó đòi bồi thường |
Nhiều quán dùng chữ "cọc" cho mọi khoản tiền trước. Khi tranh chấp, điều quyết định không phải chữ dùng trong tin nhắn mà là hai bên đã thoả thuận khoản tiền đó dùng để làm gì. Viết rõ ngay từ đầu tránh được gần như mọi cuộc cãi.
Những tình huống hay tranh cãi
Khách báo huỷ trước ba ngày. Nếu quán chưa nói gì về thời hạn huỷ, theo nguyên tắc mặc định khách vẫn có thể mất cọc. Nhưng huỷ sớm giúp quán nhận khách khác, thiệt hại thấp hơn; nhiều quán hoàn một phần hoặc cho chuyển sang ngày khác. Quán nên ghi chính sách huỷ theo mốc thời gian ngay khi nhận cọc.
Khách đến muộn bốn mươi lăm phút, quán đã nhường bàn. Nếu quán đã báo thời gian giữ bàn, ví dụ giữ mười lăm phút, việc nhường bàn sau đó là đúng thoả thuận và khách khó đòi lại cọc. Nếu quán chưa từng nói, khách có lý để đề nghị hoàn cọc hoặc được xếp bàn khác.
Số khách thực tế ít hơn số đã đặt. Với tiệc theo mâm, theo suất, quán đã chuẩn bị theo số đặt. Khách nên báo thay đổi số người trước hạn quán đưa ra. Quán có thể tính theo số đã đặt nếu đã thoả thuận như vậy.
Mưa bão, ngập đường, không thể đến được. Sự kiện bất khả kháng là trường hợp pháp luật dân sự cho phép xem xét miễn trách nhiệm. Hai bên nên bàn hoãn sang ngày khác hoặc hoàn cọc thay vì cứng nhắc. Ghi lại thông báo thời tiết, tình trạng đường để có căn cứ.
Quán đổi thực đơn, đổi phòng mà không báo. Nếu quán không thực hiện đúng những gì đã thoả thuận khi nhận cọc, khách có lý do để không chấp nhận và đòi lại cọc, thậm chí đòi khoản tương đương nếu quán coi như đã từ chối thực hiện.
Đặt bàn có cọc: ghi những gì trong tin nhắn cho chắc
Phần lớn tranh chấp đặt cọc xuất phát từ việc hai bên hiểu khác nhau về cùng một khoản tiền. Một tin nhắn xác nhận đủ các ý dưới đây giải quyết được gần như hết.
- Ngày, giờ, số người, khu vực hoặc phòng, thực đơn hoặc mức chi tiêu dự kiến.
- Số tiền và tên gọi khoản tiền: là đặt cọc hay trả trước.
- Chính sách huỷ: huỷ trước bao lâu thì hoàn bao nhiêu, huỷ sát giờ thì thế nào.
- Thời gian giữ bàn nếu khách đến muộn.
- Thời hạn báo thay đổi số người, thay đổi món.
- Cách xử lý khi quán không thực hiện được: hoàn cọc và bồi thường thế nào.
- Người liên hệ của hai bên, và cách thanh toán khoản cọc (chuyển khoản có nội dung ghi rõ).
Khách nên chụp lại tin nhắn xác nhận và biên lai chuyển khoản. Quán nên dùng một mẫu tin xác nhận cố định cho mọi đơn đặt bàn, để nhân viên khác nhau không nói khác nhau.
Góc của chủ nhà hàng: đặt chính sách cọc sao cho công bằng
Chính sách cọc tốt bảo vệ quán khỏi khách bỏ bàn, nhưng không đến mức khiến khách ngại đặt. Mức cọc thường tương xứng với phần quán thật sự bị thiệt nếu khách không đến: nguyên liệu đã chuẩn bị riêng, phòng đã từ chối khách khác. Một bàn bốn người không cần cọc như một bữa tiệc năm mươi người.
Chính sách huỷ theo mốc thời gian là cách công bằng nhất cho cả hai bên: huỷ sớm thì được hoàn nhiều, huỷ sát giờ thì hoàn ít hoặc không hoàn. Khách thấy minh bạch, quán có căn cứ khi phải giữ cọc. Với những trường hợp bất khả kháng thật sự, cho khách dời ngày thay vì giữ cọc thường giữ được một khách quen.
Điều quán nên tránh là dùng chữ cọc cho mọi thứ rồi giữ hết khi khách huỷ, kể cả khi khách báo sớm cả tuần. Cách đó có thể đúng câu chữ nhưng làm mất khách, và nếu khoản tiền thực chất là trả trước thì quán còn có thể phải hoàn lại khi có tranh chấp.
Ở chiều ngược lại, quán cần nhớ cọc ràng buộc cả mình. Nhận cọc rồi nhường phòng cho đoàn khác là việc nên tránh tuyệt đối; nếu có sự cố thật, báo khách sớm, đề xuất phương án thay thế, và hoàn cọc kèm một khoản bù thoả đáng.
Khi số tiền lớn: tiệc cưới, tiệc công ty, liên hoan cuối năm
Với tiệc vài bàn, tranh chấp cọc thường chỉ vài trăm nghìn hay vài triệu đồng, phần lớn được giải quyết bằng một cuộc gọi. Với tiệc cưới, tiệc tất niên công ty hàng chục bàn, khoản cọc có thể lớn, và hợp đồng thường được ký bằng văn bản. Lúc đó, đọc kỹ điều khoản huỷ, điều khoản bất khả kháng, điều khoản thay đổi số bàn là việc phải làm trước khi ký.
Những điều khoản hay gây tranh cãi ở hợp đồng tiệc lớn: phạt cọc gấp nhiều lần khi quán huỷ (hai bên được thoả thuận, nhưng cần ghi rõ), số bàn tối thiểu phải trả dù khách đến ít hơn, phụ thu ngày cao điểm, phí phục vụ, chi phí trang trí tính riêng. Đối chiếu từng dòng với báo giá ban đầu.
Nếu đến lúc tranh chấp, hai bên không thống nhất được và số tiền lớn, hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để biết hợp đồng của mình có điều khoản nào bất lợi, trước khi chọn thương lượng tiếp, hoà giải hay khởi kiện.
Với doanh nghiệp đặt tiệc, người ký hợp đồng cần có thẩm quyền đại diện hoặc được uỷ quyền. Một nhân viên tự đặt cọc bằng tài khoản cá nhân rồi công ty huỷ tiệc là tình huống khiến cả ba bên — quán, nhân viên, công ty — đều khó xử.
Khách đặt bàn không cọc rồi không đến: quán có đòi được gì không
Phần lớn các lần đặt bàn ở quán nhỏ là một cuộc gọi hay một tin nhắn, không có đồng nào chuyển trước. Khi khách không đến, quán mất một bàn trống giờ cao điểm, có khi đã từ chối khách khác vì bàn đó. Chủ quán hay hỏi: có đòi được tiền của khách bỏ bàn không.
Về nguyên lý, một lời đặt bàn đã được quán xác nhận cũng có thể coi là một thoả thuận, và người vi phạm thoả thuận gây thiệt hại thì phải bồi thường. Nhưng trên thực tế, đòi được gần như không khả thi: thiệt hại khó chứng minh, số tiền nhỏ, chi phí theo đuổi lớn hơn nhiều so với khoản đòi được. Gọi điện, nhắn tin đòi tiền liên tục còn có thể khiến quán bị phản ánh ngược lại.
Cách thực tế hơn là phòng trước. Quán có thể nhắn xác nhận lại vào buổi sáng ngày đặt, giữ bàn trong một khoảng thời gian rõ ràng, và áp dụng cọc cho những khung giờ hay những đơn đặt bàn đông người. Với khách đã nhiều lần bỏ bàn, quán có quyền yêu cầu đặt cọc hoặc không nhận đặt trước nữa.
Với khách, một tin nhắn huỷ dù chỉ trước một giờ là phép lịch sự tối thiểu, và là cách giữ cho mình còn được quán quen nhận đặt bàn vào những dịp đông khách sau này.
Câu hỏi thường gặp
Quán không nói gì về chính sách huỷ, khách huỷ trước một tuần có được hoàn cọc không?
Theo nguyên tắc mặc định, bên đặt cọc từ chối thực hiện thì mất cọc. Nhưng khi khách huỷ sớm, quán ít bị thiệt và nhiều quán sẵn lòng hoàn một phần hoặc cho chuyển ngày. Bạn nên đề nghị thẳng; lần sau hỏi chính sách huỷ trước khi chuyển cọc.
Chuyển khoản ghi nội dung "đặt bàn" thì có được coi là đặt cọc không?
Chưa chắc. Nếu tin nhắn hai bên không nói rõ là cọc hay trả trước, khi tranh chấp sẽ phải xem cả quá trình trao đổi để xác định. Ghi rõ "đặt cọc giữ bàn ngày… theo thoả thuận…" trong nội dung chuyển khoản giúp tránh tranh cãi.
Quán huỷ bàn của mình vì nhận tiệc lớn hơn thì đòi được bao nhiêu?
Theo nguyên tắc mặc định của pháp luật về đặt cọc, quán phải trả lại cọc và một khoản tương đương giá trị cọc, trừ khi hai bên đã thoả thuận khác. Nếu bạn có thiệt hại khác chứng minh được, có thể đề nghị thêm.
Đến muộn vì kẹt xe, quán giữ cọc và không cho ngồi có đúng không?
Tuỳ thoả thuận về thời gian giữ bàn. Nếu quán đã báo rõ giữ bàn trong bao lâu và bạn đến muộn quá thời gian đó, quán có cơ sở nhường bàn. Nếu chưa từng báo, bạn có lý để đề nghị được xếp bàn khác hoặc hoàn cọc.
Quán có được thu cọc toàn bộ tiền tiệc không?
Được, nếu hai bên thoả thuận. Nhưng khoản thu toàn bộ thường mang tính trả trước hơn là cọc. Khách nên hỏi rõ nếu huỷ thì được hoàn bao nhiêu, và đề nghị ghi chính sách đó trong tin nhắn hoặc hợp đồng trước khi chuyển tiền.
Đã đặt cọc mà đến nơi món ăn khác thực đơn đã chốt thì làm sao?
Quán không thực hiện đúng thoả thuận thì bạn có quyền yêu cầu sửa lại, giảm giá, hoặc trong trường hợp nghiêm trọng là không nhận tiệc và đòi lại cọc. Chụp ảnh món ăn và đối chiếu với thực đơn đã chốt trong tin nhắn.